12 berichten aan het bekijken - 1 tot 12 (van in totaal 12)
  • Q:

    Bijdrager
    Arjan110

    Mijn administratie digitaliseren. Hoe die handig te doen?

    Ik heb ondertussen mijn kast vol met ordners staan met vele facturen, rekening overzichten, salaris stroken etc,

    Daar wil ik vanaf. Ik wil alles digitaliseren. Dus scannen en omzetten naar pdf.

    Maar hoe doe ik dat het snelst en hoe zorg ik ervoor dat de pdf’s makkelijk doorzoekbaar zijn?

    Ik kan in mijn canon pixma mx925 meerdere documenten invoeren om te scannen.
    Maar hoe maak ik daar makkelijk losse pdf’s per bladzijde danwel bijv. Factuur van?
    En als ik er een stapel gescanned heb, hoe kan ik dan eenvoudig deze documenten voorzien van een naam in het formaat
    ‘ yyyy-mm-dd bedrijfsnaam specificatie’?
    En als ik al deze bestanden heb opgelsagen hoe kan ik dan dwars door de pdf’s zoeken naar teksten in de pdf zelf?

    Iemand deze zoektocht sl eens gedaan en tips hoe dit te doen?


    Bijdrager
    Shmoo

    Zit standaard in Dropbox ?

    Even de camera van je iPhone of iPad naar het document laten kijken en click, boom, paf digitale versie van het document.

    • Deze reactie is gewijzigd 10 maanden, 2 weken geleden door  Shmoo.

    Bijdrager
    Arjan110

    Hoi Shmoo,

    Dank je voor je reactie. Het kan met dropbox, maar ook prima via mijn printer. Maar het gaat me om een slimme workflow om de grote aantallen op een eenvoudige manier te verwerken.


    Bijdrager
    koen

    Misschien heb je ook hier wat aan:

    https://www.receipts-app.com/


    Bijdrager
    GoeieDag

    Doorzoek van die dingen zelf gaat natuurlijk nooit lukken, want elke scan is gewoon een foto, ook als je het omzet naar pdf. Met OCR software zou je wel de juiste omzetting kunnen maken, maar of je dat werk allemaal wilt doen?
    https://acrobat.adobe.com/nl/nl/acrobat/how-to/ocr-software-convert-pdf-to-text.html


    Bijdrager
    Link

    Ik scan meestal in met een canon multifunctional. Zet de bestanden op een lokatie en kopieer ze ook naar Evernote. Evernote kan door pdf zoeken. Zo heb ik ook altijd overal alles bij de hand.

    Gevoelige documenten sla ik in een aparte map op die niet naar Evernote gaat trouwens.

    Dit werkt prima


    Bijdrager
    rkuipersgrunn

    Wat dacht je, ik stel de vraag ook maar hier naast Tweakers?;)
    Wel interessante vraag! Ik volg beide draadjes:)


    Bijdrager
    Raf.be

    Ik gebruik zelf al jaren DevonThink voor dit doeleind, zie op http://www.devontechnologies.com/products/devonthink/overview.html

    Met dit pakket kan je zowat alle mogelijke bestands-formaten archiveren, indexeren, organiseren en doorzoeken. In de pro-variant zit trouwens ook OCR-functionaliteit.


    Bijdrager
    mtooster

    Tegenwoordig doe ik niet zo moeilijk meer.
    Ik scan alles in als doorzoekbare PDF (met een multifunctional die deze OCR functionaliteit heeft)
    Vervolgens sla ik de pdf’s ongesorteerd, zonder aanvullende naamegeving allemaal op in een map. (per jaar)

    Vervolgens, als ik wat nodig heb, laat ik spotlight erop los om het document te vinden wat ik nog nodig heb.
    Ja, die map is een grote zooi, maar voor die enkele keer per jaar dat ik er echt iets uit nodig heb (een polis of contract o.i.d.) zoek ik wel een paar minuten langer dan dat ik uren bezig ben de boel te sorteren.

    Daarbij moet ik zeggen dat ik veel financiele zaken afzonderlijk bijhoud in een budget-applicatie dus als ik een bedrag of datum aankoop nodig heb haal ik het daaruit. (en dat maakt het zoeken naar de pdf voor de bon weer makkelijker)

    • Deze reactie is gewijzigd 10 maanden, 2 weken geleden door  mtooster.

    Bijdrager
    lord anubis

    Ik doe enkele zaken zoals mtooster beschrijft, maar ik selecteer ze dan per onderwerp/groep, omdat voor mij het op jaar schikken de lading niet dekt. De meeste documenten staan bij mij op een NAS, dus niet vindbaar met cmd-space.

    Buiten documenten scan ik, van advocaat tot verzekeringen correspondentie, ook veel (studie)boeken en tijdschriften waar ik geen pdf kan verkrijgen. Regelmatig zoek ik voor een boek toch visueel op titel. Als ik, als voorbeeld, swift of raspberry, type heb ik te veel extra rommel vanwege dat deze woorden ook in andere documenten staan. Maar voor de rest wat lokaal staat zoek ik het meeste via cmd-space.

    Ik heb misschien 100 gescande documenten in Evernote. Maar 34Gb aan documenten en 43Gb aan boeken op de NAS. Alles van afgelopen twee jaar staat in dropbox, zodat ik deze overal heb. Vooraan in de filenaam van het document zelf, komt een datum zoals factuur datum, 20180102 + titel. , Door een script wordt deze uit dropbox weg gekopieerd naar de NAS dit a.d.h van de datum in de file naam minus 2 jaar en niet vanwege de aanmaak datum.


    Bijdrager
    Arjan110

    Bedankt voor alle reacties. Ik ben, met al jullie hulp, inzichten en ideeën ondertussen begonnen aan het digitaliseren.

    Ik heb een scanner met ADF waardoor ik meerdere documenten tegelijk kan inscannen. Deze scan ik in en daar maak ik vervolgens searchable pdf’s van waarin per pdf meerdere documenten zitten. Ik sla de documenten op op mijn NAS en daar heb ik een logische structuur gemaakt waardoor ik de documenten snel kan terug vinden.


    Bijdrager
    Alex de Vries

    Hey Arjan, is de administratie voor je privegegevens of voor een bedrijf? voor een bedrijf kun je vaak alles inscannen via een app en eenvoudig je hele papierstroom digitaliseren. Dan voldoe je gelijk aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.

12 berichten aan het bekijken - 1 tot 12 (van in totaal 12)

Je moet ingelogd zijn om een reactie op dit onderwerp te kunnen geven.