11 berichten aan het bekijken - 1 tot 11 (van in totaal 11)
  • Q:
    Bijdrager
    michadrost

    grote mail bestanden: zware belasting provider en netwerk

    Hoi,

    Ik heb 15 werkplekken in mijn bedrijf (grafisch ontwerpers) waar (bijna) iedereen met een Mac werkt:) Nu versturen wij regelmatig grote (grafische) bestanden naar opdrachtgevers vanaf die werkplekken. Om overzicht te houden op de traffic-afdeling sturen wij onszelf ook steeds dezelfde mail in de BCC. Dat betekent dat de klant zeg 5mb ontvangt, maar wij ook… dit zorgt voor een gigantische belasting van ons netwerk, maar ook van de provider. Daarnaast heb ik bij de provider minimaal 250mb discspace nodig:( omdat we op ca 5 werkplekken alle mail ophalen, dus moet het minimaal een dag blijven staan).

    Wie kan mij helpen met een oplossing?

    Wij werken overigens met een dataserver die ik ook als mailserver in zou kunen richten.

    Bijdrager
    mvdenberg

    Een eigen mailserver zou kunnen voorkomen dat die BCC intern blijft. Echter zal de database van de mailserver best groot kunnen worden. Als er veel intern gemaild wordt, zou dit ook flink op je internet verbinding kunnen schelen: aan het interne verkeer zul je weinig kunnen doen.
    Een ander voordeel van een eigen mailserver is dat alle mailtjes nu centraal worden opgeslagen (ik neem aan dat je nu allemaal pop3 mailboxen hebt met op iedere mac lokaal een zijn mail database).
    Ik weet niet welke mailserver voor het apple platvorm geschikt is. Ik weet ook niet of de kosten rendabel zijn om dit terug te verdienen.

    Offtopic: waarom stuur je eigenlijk een BCC naar je zelf? In de send items is het originele bericht natuurlijk ook te vinden. Heb je er misschien ook aan gedacht om een PDF te maken van een vertuurd bericht en deze centraal op een file server op te slaan?

    Bijdrager
    TonE

    http://www.yousendit.com/

    Klant ontvangt een mailtje met een clickable link en download via z’n browser, zelf ontvang je een cc hiervan.
    Veel hogere downloadsnelheid, mail protocol is veel trager en veel grotere bestanden mogelijk dan via de mail.

    Neem eventueel een betaald abbo, kun je het helemaal customizen.

    Bijdrager
    michadrost

    Wat een snelle reactie! Thx!

    ”mvdenberg”

    Offtopic: waarom stuur je eigenlijk een BCC naar je zelf? In de send items is het originele bericht natuurlijk ook te vinden. Heb je er misschien ook aan gedacht om een PDF te maken van een vertuurd bericht en deze centraal op een file server op te slaan?

    Omdat iedereen nu lokaal zijn mail verzendt is de verzonden mail (helaas) alleen op die machine zichtbaar.

    Die PDF maken we nu al, sturen we naar de opdrachtgever, maar het gaat juist om de inhoud van de mail, de toelichting en afspraken die daarin gemaakt worden…

    http://www.yousendit.com/ is niet nodig, heb een eigen FTP servertje voor dit soort grote bestanden. Probleem zit in de hoeveelheid ‘kleinere’ mailtjes (geschat: 15x 30 mailtjes per dag x gem 1 mb – soms tekst, soms beeld/PDF).
    Daarnaast krijg ik van andere bureaus/fotografen/tekstschrijvers (niet vooraf aangekondigd) soms zware mailtjes…:(

    Bijdrager
    WouterReyntjens

    Ik zou zeggen, neem een eigen mailserver die je geneog backupt zodat je niets kwijtraakt bij een crash. Ofwel zou je een eigen webserver kunnen maken met een bepaald systeem dat de opdrachtgevers een login hebben en waarin ze zo hun bestanden kunnen zien.

    Bijdrager
    mvdenberg
    ”michadrost”

    Die PDF maken we nu al, sturen we naar de opdrachtgever, maar het gaat juist om de inhoud van de mail, de toelichting en afspraken die daarin gemaakt worden…

    Ik bedoel: je maakt een PDF bestandje van het verstuurde mailtje. Dus mail versturen zonder BCC, dan naar send items gaan van de mailbox, open het verstuurde berichtje, druk op :apple: + P en kies voor een PDF export. Dit bestand zet je centraal op het netwerk.

    Bijdrager
    michadrost

    Bedankt voor het meedenken.

    Omdat we met zoveel medewerkers zijn, zoek ik eigenlijk een ‘makkelijkere’ oplossing. Nu moeten de (11) medewerkers nadat ze mail gestuurd hebben jou ‘simpele’ procedure volgen, waarna de (4) trafficmedewerkers telkens de PDFjes moeten openen vanaf de server om te lezen wat er gemailt is. Is met zoveel mensen en onze ad-hoc business ietwat omslachtig denk ik.

    Ik voel wel wat voor die mailserver. Denk dat dat een deel van de oplossing is.

    Bijdrager
    hans dorsman

    Mijn mailbox bij Demon heeft een onbeperkte grootte, dan is 250 MB dus ook geen probleem.
    Maar een mailserver zou wel makkelijker zijn.

    Hans

    Bijdrager
    michadrost

    De grootte is niet zozeer het probleem, maar wel dat we soms met meerdere personen tegelijk dezelfde mailbox ophalen. Dan zegt de provider soms: popblok. Oftewel, je kan gedurende een tijdje geen mail meer ophalen. En dat is een probleem voor zakelijke mail zul je begrijpen.
    Daarnaast is het een ‘onhandige’ situatie: eerst mail uitsturen en hetzelfde mailtje op een aantal andere machines weer ophalen… moet makkelijker kunnen lijkt me

    Bijdrager
    mvdenberg

    Dan is een interne mailserver de beste oplossing!

    Bijdrager
    wmstudio
    ”mvdenberg”

    Dan is een interne mailserver de beste oplossing!

    Ik maak gebruik van een interne mailserver op een linuxserver. De mailserver maakt gebruik van zowel imap als pop3. Ik heb op de mailserver een directorystructuur aangebracht per extern contact (je kan natuurlijk iedere structuur aanmaken). Alle ontvangen email van een extern contact wordt door de mailserver automatisch opgeslagen in de desbetreffende map. In de Postfix configuratie heb ik een bcc parameter gedefinieerd waardoor de mailserver automatisch iedere verzonden mail ook in de map van het betreffende externe contact wordt gekopieerd. M.a.w. alle mails van/naar een extern contact komt in de map van het externe contact terechtkomt. Met Procmail verzorg ik de sortering van zowel de ontvangen als de verzonden mails. Alle nieuwe mails haal ik op via pop3. Het nazoeken van het mail-“archief” gebruik ik imap. Van het hele email-“archief” maak ik via cron iedere dag een backup met in de naam van het archief de datum. Ik bewaar een archief van 7 dagen.

    Ik heb op deze manier dus een direcory structuur met daarin alle verzonden- en ontvangen emails gesorteerd naar extern contact, plus een backup archief van maximaal 7 dagen.

    Misschien een idee?

11 berichten aan het bekijken - 1 tot 11 (van in totaal 11)

Je moet ingelogd zijn om een reactie op dit onderwerp te kunnen geven.