Een overvolle mailbox? Dit kun je eraan doen!

9 reacties

Soms lijken we de hele dag niets anders te doen dan mailen. Net als foto’s blijven ze maar komen, maar we ruimen ze zelden op. Je merkt het vaak niet eens, maar met het gebruik van IMAP blijven al deze mails gewoon op de server staan.

Dit kan ervoor zorgen dat Mail niet meer werkbaar wordt. De provider stelt namelijk limieten en als je daar tegenaan loopt, komt de mail gewoonweg niet meer binnen. Maar dit kun je voorkomen!

Opruimen, weggooien, mappen maken

De meeste logische stap is natuurlijk: ga opruimen. Gooi weg wat weg kan, het liefst direct na het lezen. Vergeet niet de prullenbak te legen nadat je dit hebt gedaan. Je kunt ook gebruik maken van mappen om mails in op te bergen. Als je dit lokaal (‘op mijn Mac’) doet, haal je de mails van de server en worden ze alleen lokaal bewaard (er vanuitgaande dat je IMAP gebruikt). Dit zal dus geen ruimte op de Mac besparen, maar wel op de server.

Ga hiervoor in het menu naar Postbus > Nieuwe postbus… en selecteer ‘op mijn Mac’ als locatie. Je kunt hier de mails in doen die je niet dagelijks nodig hebt, maar wel wilt bewaren. Ze zullen niet te zien zijn op andere apparaten. Alleen op de Mac waar je de map hebt aangemaakt. Wat ook kan lonen, is het opruimen van je verzonden postbus. Deze vergeten veel mensen.

Zorg dat je een Time Machine back-up maakt van je Mac zodat de mails nooit verloren kunnen gaan.

Ga slim om met Reclame

Als we het hebben over het opruimen van mail is spam een echte doorn in het oog. Ook ik krijg dagelijks tientallen spam, fishing en onzinmails binnen. Allereerst kun je bij je provider kijken of het mogelijk is het spam-filter aan te passen. Je kunt deze wellicht iets ‘strenger’ zetten waardoor er überhaupt minder spam jouw mailbox bereikt.

Kan dit bij jouw provider niet, zet dan in ieder geval het reclamefilter van Apple Mail aan. Ga hiervoor naar Mail > Voorkeuren > Reclame en schakel het filter in. Met alt + cmd + J wis je de ongewenste mails in één klap uit de map “ongewenste reclame”. Wederom: vergeet niet regelmatig de prullenmand te legen.

Reclame vind je in de voorkeuren van Mail

Archiveer oude mails

Heb je veel oude mails waar je eigenlijk nooit meer naar kijkt en wil je die ergens opbergen? Archiveer dan. Dit doe je door een nieuwe map (postbus > nieuwe postbus) aan te maken, bijvoorbeeld ‘Mail 2013’ en hier de mails op te bergen door ze er naartoe te slepen vanuit de inbox. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op die map en kies je ‘Exporteer postbus’. Kies een locatie op je Mac om de map in op te slaan. Het mailprogramma gaat nu de map met inhoud als één file comprimeren (een .mbox). Te vergelijken met een .zip file. Let op: zolang een deel van de bestandsnaam ‘partial’ is, is Mail nog niet klaar met exporteren. Wacht in dit geval tot ‘partial’ vanzelf verdwijnt. Mocht je later toch weer bij de oude mails willen, importeer dan de gehele map in Mail via ‘Importeer Postbus’.

Reacties

9 reacties
  • Profielfoto
    no_poo

    Ik laat altijd alle mail in de inbox staan en gebruik de zoekfunctie. Nu krijg ik in de spambox meer goede mail dan spam, hoe zet ik dat filter uit? In de voorkeuren zoals in dot artikel staat het al uit.

  • Profielfoto
    freewel

    Ik probeer aan het einde van de dag niet meer dan 10 mail in mijn inbox te hebben staan. Mijn mailbox is een todo list dus een opgeruimde mailbox is voor mij een georganiseerde dag. Al faal ik daar de laatste tijd wel heel erg mee?

  • Profielfoto
    Swiftly

    Top, bruikbare tips!

  • Profielfoto
    Ruwepit

    Ik probeer aan het einde van de dag niet meer dan 10 mail in mijn inbox te hebben staan. Mijn mailbox is een todo list dus een opgeruimde mailbox is voor mij een georganiseerde dag. Al faal ik daar de laatste tijd wel heel erg mee?

    Ja, en hoe doe je dat dan? Flikker je alles weg of gebruik je lokale opslag?

  • Profielfoto
    Claire

    no_poo
    Ik laat altijd alle mail in de inbox staan en gebruik de zoekfunctie. Nu krijg ik in de spambox meer goede mail dan spam, hoe zet ik dat filter uit? In de voorkeuren zoals in dot artikel staat het al uit.

    Als je in de voorkeuren van Apple Mail het reclamefilter uit hebt staan zal het daar inderdaad niet aan liggen. Misschien staat het spamfilter bij je provider te streng? Dit kun je vaak aanpassen in het controlpanel.

    Succes!

  • Profielfoto
    ocramarco

    Het programma mail kan het makkelijk aan zoveel mails daar ligt het probleem biet. Ik krijg op hoogtepunt van projecten 60/70 (nuttige) mails per dag en dat kan hij makkelijk aan. Prive ben ik overigens nog nooit tegen ruimte limiet op de server aangelopen.

    Voor organisatie gebruik ik mailtags van smallcubed ideaal! Geen gedoe met allerlei folders maar gewoon taggen en in een folder dumpen, heb ze altijd terug weten te vinden.

  • Profielfoto
    JVD

    Een andere heel nuttige app is Mailhub van Dervish Software. Het integreert perfect als extension in de Mail app

    Op basis van je eigen klassement in subfolders van je IMAP account gaat Mailhub voorstellen waar bepaalde mails moeten geklasseerd worden. Het zelflerend karakter is heel mooi en wordt steeds beter naar mate je meer mail gaat klasseren.

    (Eigenlijk zou dit een functionaliteit zijn die native in mail zou mogen gestoken worden.)

  • Profielfoto
    Shmoo

    Mailen ? ik heb een penvriendin en dan doe ik altijd een beetje van mijn eigen parfum op de brief zodat ze weet dat de brief echt van mij komt en niet van iemand die bij de Post werkt en een scammer is.

  • Profielfoto
    MacAanZee

    Volgens mij gebruiken de meeste mensen en bedrijven POP accounts en geen IMAP. Ik heb nooit anders meegemaakt. Bij POP kan je instellen na hoeveel tijd de mails na downloaded van de server verwijderd worden: direct, na een week, na een maand of ‘nooit’. Dat laatste moet je dus niet instellen, dan ga je na een tijdje over je quotum heen.