Hoe beheer je eenvoudig PDF-bestanden op je Mac? Stop je ze gewoon in mappen en gebruik je Spotlight om ze te vinden of wil je iets als iTunes en iPhoto? Zoveel mensen, zoveel wensen.

Als architect ontvang ik steeds meer documentatie en catalogi van leveranciers en producten in PDF-vorm. Dat is prettig, want PDF’s zijn makkelijk doorzoekbaar, uiterst mobiel en ruimte besparend, maar je wilt ze wel overzichtelijk op één plek beschikbaar en doorzoekbaar hebben. Spotlight is voor mij daarom geen geschikte oplossing.

Voor het Macintosh-platform zijn een aantal oplossingen beschikbaar voor het beheren van PDF-bestanden. In dit artikel laat ik er een paar de revue passeren. Ik probeer te zoeken naar programma’s die qua prijs en functionaliteit voor een brede doelgroep aantrekkelijk zijn. Daardoor houden we een aantal oplossingen die specifiek voor de wetenschappelijke wereld zijn gemaakt, zoals Bookends en Sente buiten beschouwing.

iTunes
Een kandidaat uit onverwachte hoek! iTunes, daarmee beheer je toch je muziek? Correct, maar iTunes kan ook overweg met PDF’s. Kijk maar eens naar de elektronische cd-boekjes die je soms krijgt als je exclusieve edities van albums koopt. Ook podcasts kunnen PDF-bestanden opnemen in de feed.

Wil je iTunes voor PDF’s gebruiken, zorg dan wel dat je een aparte bibliotheek aanmaakt (iTunes starten met de alt-knop ingedrukt). Verder zul je merken dat iTunes bedacht is voor muziek. Wanneer je iTunes niet weerhoudt van het fysiek importeren van bestanden, zul je merken dat al je PDF’s in de mappen ‘Onbekende artiest’ en ‘Onbekend album’ staan. Ook de beschikbare metadata-velden gaan uit van muziek (artiest, componist, e.d.). Dit betekent dat je voor jezelf een mapping moet bedenken naar iets zinvols voor PDF’s. Album staat dan bijvoorbeeld voor auteur of product en Artiest voor uitgever of bedrijf. De mappenstructuur zal zich daarna automatisch aanpassen. Je kunt in de voorkeuren van iTunes ook kiezen om alle bestanden te laten staan waar ze staan en iTunes alleen een verwijzing op te laten nemen.

Wat wel erg prettig is aan iTunes, is dat je met Command-i de metadata van meerdere PDF tegelijk kunt bewerken. Hiervan kunnen de meeste andere programma’s uit deze review nog wat leren!

Dubbelklikken opent de PDF in de standaard PDF-viewer die je hebt ingesteld. Dit is meestal Voorvertoning. Het grootste minpunt van iTunes als PDF-manager, is dat er alleen gezocht wordt in de metadata. Full text search behoort binnen iTunes niet tot de mogelijkheden. Ook is het vervelend dat je geen muziek kunt beluisteren uit je muziekbibliotheek wanneer je met PDF’s bezig bent.

Yep
Wil je meer, dan zul je geld uit moeten geven. Gelukkig zijn er een aantal betaalbare oplossingen beschikbaar. De goedkoopste van deze review is Yep van Ironic Software.

Yep laat de PDF bestanden staan waar ze staan en neemt alleen een verwijzing op. Je kunt kiezen welke mappen allemaal worden doorzocht. Het scherm is opgedeeld in drie kolommen. Links een tag-cloud met gevonden termen of een lijst met collecties en slimme collecties. In het midden van het scherm heb je de keuze om de PDF’s als miniaturen of als lijst weer te geven. Wanneer je wilt zoeken in PDF bestanden, dan is de lijstweergave wat snelheid betreft te prefereren. Wel jammer dat Yep de gevonden zoekwoorden niet highlight in de PDF’s. In de rechter kolom staat de metadata. Tags kunnen eenvoudig worden toegevoegd. Het wijzigen van de naam van een PDF wijzigt meteen de bestandsnaam. Andere velden zijn voor meerdere PDF’s tegelijk aan te passen. Metadata die je in Yep toevoegt, kun je met twee menuopties laten opnemen in de metadata van de PDF zelf of in het Spotlightveld voor de Finder.

Wil je zelf bestanden digitaliseren, dan is de ingebouwde scannerinterface van Yep een uitkomst. Gescande documenten worden dan vanzelf opgenomen in de database. Een single user licentie van Yep kost € 25,89.

Papers
Van Nederlandse bodem komt een programma dat de brug vormt tussen Yep en de duurdere wetenschappelijke programma’s die we hier niet behandelen. Voor € 29,- heb je met Papers de beschikking over een single user licentie van een programma dat bijna alles kan dat Yep kan, maar daarnaast ook kan zoeken in en importeren uit een groot aantal wetenschappelijke databases, zoals Pubmed, Google Scholar en Google Books. Papers is ook fijn als je alle PDF’s op één fysieke plek wilt bewaren. Papers kan zich namelijk net zo gedragen als iTunes. Wanneer je een PDF op het programma-icoon of in het venster sleept, wordt deze vanzelf gekopieerd of verplaatst naar de Papers map. Je kunt in de voorkeuren aangeven of je dit wilt en hoe Papers omgaat met de naamgeving van bestanden en mappen.

Papers heeft een prettige interface die net als Yep ook bestaat uit drie kolommen. Links een lijst als in iTunes met de bibliotheek, de online bronnen en (slimme) lijsten. In het midden een lijst met PDF’s, met naar keuze een preview van de geselecteerde PDF er onder. Rechts staat de metadata. Dubbelklikken opent een PDF in de middelste kolom. Drukken op de spatiebalk toont de PDF full screen in een eigen viewer.

Full text zoeken gaat lekker snel en in de PDF gevonden woorden worden gehighlight. Wel is het heel erg jammer dat je niet tegelijkertijd de metadata van meerdere PDF’s kunt aanpassen.

Een leuke feature van Papers is de aparte Papers iPhone app, waarmee je een selectie van PDF’s kunt syncen voor onderweg. Ook in de iPhone app is het mogelijk om de online bronnen te doorzoeken en PDF’s te downloaden die vervolgens worden teruggesyncd naar Papers op je Mac. Enige pijnpuntje is dat deze iPhone app € 11,99 moet kosten. Er is helaas niet gekozen voor een goedkope of gratis app om de desktopversie aantrekkelijker te maken.

DevonThink Personal
Het laatste programma dat we hier bespreken is DevonThink Personal. Deze instap-editie van een hele reeks oplossingen van DevonTechnologies kost bijna 60 US dollar. Het principe van DevonThink is net weer anders dan iTunes, Yep en Papers. DevonThink ziet zichzelf meer als een informatie assistent, dan een PDF manager. Dit betekent dat bijvoorbeeld ook e-mailtjes in aanmerking komen om door DevonThink geïndexeerd te worden.

Dat je wat meer betaalt voor DevonThink is te zien aan de ingebouwde OCR (Optical Character Recognition) software, dat gescande documenten meteen doorzoekbaar maakt. Zoeken gaat snel en net als bij Papers worden gevonden woorden gehighlight. DevonThink slaat de PDF-bestanden centraal op in de Application Support map in de Bibliotheek van de gebruiker, wat betekent dat je in praktijk alleen via DevonThink bij je bestanden kunt komen.

Leuk in DevonThink zijn de automatisch gegenereerde trefwoordenlijsten bij documenten, al is de toegevoegde waarde vaak beperkt. Domper op de feestvreugde is ook hier weer dat je niet tegelijk de metadata van meerdere bestanden kunt wijzigen.

Conclusie
Zonder chauvinistisch te willen zijn ligt mijn voorkeur bij Papers, maar dat zal zeker niet voor iedereen gelden, omdat voor verschillende gebruikers verschillende zaken belangrijk zijn. De hierboven beschreven programma’s zijn voor een groot deel gelijk in functionaliteit, maar wijken ook op een aantal cruciale onderdelen af. Daarnaast hebben ze nog meer features dan vermeld in dit artikel. Maak daarom voordat je een programma koopt gebruik van de try-before-you-buy downloads die voor alle programma’s beschikbaar zijn.